GDS Là Gì? Hướng Dẫn Đầy Đủ Về GDS Trong Kinh Doanh Khách Sạn

GDS là một thuật ngữ về công cụ bán phòng khách sạn phổ biến và hiệu quả hiện nay. GDS đóng góp không nhỏ vào doanh thu và lợi nhuận khách sạn hàng năm. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin “GDS là gì? Hướng dẫn đầy đủ về GDS trong kinh doanh khách sạn”

1. GDS là gì

GDS (Global Distribution System) là mạng lưới đặt chỗ được điện toán hóa trên toàn thế giới. GDS được sử dụng như một điểm truy cập duy nhất để đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe cho thuê và các mặt hàng liên quan khác của đại lý du lịch, các điểm đặt phòng trực tuyến và các công ty lớn. Người sử dụng có thể cập nhật các cơ sở dữ liệu trên GDS bằng các thiết bị công nghệ như điện thoại, laptop,.. GDS cho phép thực hiện, thay đổi, hủy đặt chỗ các dịch vụ và sản phẩm (thuê xe, dịch vụ visa, bảo hiểm..)

Đồng thời, GDS còn cung cấp tất cả thông tin cụ thể về các loại thuế quan và dịch vụ du lịch hàng ngày cho người dùng dễ dàng truy cập và tìm kiếm. Hiện nay, trên thế giới có 3 kênh GDS hàng đầu là TravelPort, Worldspan, Amadeus. 

2. GDS trong hoạt động kinh doanh khách sạn

GDS trong khách sạn là một mạng lưới lưu trữ thông tin phòng tồn, biểu giá của các khách sạn, kết nối bởi một hệ thống đặt phòng trung tâm. Ngoài ra, GDS còn có tính năng tự động cập nhật phòng tồn, giá bán, đảm bảo thống nhất thông tin cho du khách khi đặt phòng online, tránh tình trạng trùng lặp. Có một số GDS lớn chứa và xử lý phần lớn dữ liệu từ các khách sạn, hãng hàng không và các nhà phân phối khác. Chúng bao gồm Amadeus, Saber, Galileo, Worldspan, Apollo và Pegasus.

Bán phòng qua GDS còn được gọi là phương thức B2B – Business to Business. Khi hợp tác với các GDS, các công ty du lịch có trên hệ thống này sẽ lấy thông tin đặt phòng của khách sạn để bán cho khách du lịch của họ và dựa vào chính sách cụ thể sẽ chi trả một phần lợi nhuận cho GDS.

3. Lợi ích của việc kết nối khách sạn với GDS

Về cơ bản, GDS có thể tăng doanh thu đặt phòng và doanh thu của khách sạn bằng cách đặt các khách sạn trên các “kệ siêu thị” toàn cầu. Cách tiếp cận này đặc biệt hiệu quả trong việc thu hút khách du lịch quốc tế. Khách sạn có thể có nguồn thu từ khách hàng quốc tế, đặc biệt nếu khách sạn gần sân bay, trung tâm hoặc gần các tòa nhà chính phủ, doanh nghiệp. Nhưng có những lợi ích vượt trội khi kết nối khách sạn với GDS:

• Số lượng đặt phòng được tạo thông qua GDS thường cao hơn hẳn đặt phòng trực tiếp. Dù booking trực tiếp đang tăng lên và cung cấp một khoản doanh thu đáng kể cho các khách sạn, nhưng vẫn có nhiều booking được tạo ra thông qua GDS hơn là qua website khách sạn.
• Khách sạn tạo ra nhiều doanh thu hơn trên GDS vì nó đặt thông tin, tình trạng phòng và giá phòng tại các điểm nổi bật, nơi các đại lý du lịch dễ dàng tìm thấy. GDS giúp khách sạn tối đa hóa đặt phòng trong bất kỳ khoảng thời gian nhất định nào, đồng thời tiếp cận các thị trường du lịch tiềm năng sẵn sàng chi tiền để đặt phòng tốt nhất có sẵn. 

Lợi ích kết nối khách sạn trên GDS

• Rất nhiều đại lý du lịch (Travel Agents – TA) sử dụng GDS để giúp khách hàng đặt chỗ nhanh chóng và hiệu quả.
• GDS giúp các nhà quản lý khách sạn khám phá các phân khúc thị trường mới để quảng bá sản phẩm của họ. Trong nhiều trường hợp, các nhà điều hành khách sạn phát hiện ra thông qua GDS có những phân khúc thị trường khách du lịch quan tâm đến dịch vụ của khách sạn mà trước đây khách sạn không thể tiếp cận.
• Nhiều đại lý du lịch đang dựa vào GDS để tìm những địa điểm tốt nhất cho khách hàng lưu trú. Mỗi năm, nhiều đại lý nhận ra rằng đây là cách tốt nhất để dễ dàng kết nối với các khách sạn từ khắp nơi trên thế giới. Thông qua GDS, các đại lý có quyền truy cập vào các mức giá trực tiếp và phòng trống. Từ đó, các đại lý có thể dễ dàng đặt phòng cho khách hàng của họ.
• Khi khách sạn có một bản mô tả thông tin toàn diện, GDS sẽ cải thiện định vị tìm kiếm và hiển thị tin nhắn có thương hiệu của khách sạn trong quá trình tìm kiếm và booking. Điều này có nghĩa là các đại lý du lịch có thể dễ dàng tìm nguồn khách sạn cho khách hàng của họ. 

GDS thực sự là một công cụ tiếp thị trực tiếp và độc đáo cho khách sạn của bạn.

4. Mẹo quản lý khách sạn trên GDS

Để tận dụng tối đa kết nối GDS, điều quan trọng là khách sạn của bạn phải kết nối đúng cách. Điều này có nghĩa là chọn một nhà cung cấp có thể cung cấp một loạt các dịch vụ GDS toàn diện. Tại đây, một danh sách kiểm tra để đảm bảo khách sạn sử dụng GDS đúng cách để phát huy hết vai trò của nó:

4.1 Phòng tồn

Với kết nối GDS hỗ trợ phòng tồn, khách sạn có thể tiếp thị tất cả phòng của mình đến tất cả kênh phân phối cùng một lúc. Nếu không có tính năng này, khách sạn sẽ buôc phải tách phòng tồn của mình dựa trên kênh phân phối. Điều này có thể ngăn khách sạn tối đa hóa việc booking và tăng doanh thu khách sạn.

4.2 Cấu trúc miễn phí hoa hồng

Không chọn đối tác mà khách sạn phải trả phí hoa hồng chỉ bằng cách giao dịch đặt phòng cho hệ thống quản lý khách sạn (PMS) của bạn. GDS sẽ giúp khách sạn tối đa hóa đặt phòng và tăng doanh thu mà không làm giảm doanh thu khách sạn sẽ thu được cho mỗi lần đặt phòng. 

4.3 Khả năng tích hợp

Nó bắt buộc khách sạn phải có khả năng để GDS tích hợp hoàn toàn với PMS, công cụ đặt phòng trực tuyến và quản lý kênh hiện tại của khách sạn. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình cho khách sạn và cho phép khách sạn thực hiện và quản lý hiệu quả chiến lược phân phối của mình.

4.4 Báo cáo toàn diện

Phần mềm GDS của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất liên quan đến chiến lược tiếp thị và kế hoạch phân phối của bạn. Chọn nhà cung cấp các công cụ báo cáo toàn diện cho phép bạn xem và đánh giá dữ liệu đặt phòng khách sạn của mình.

4.5 Khả năng nhắm mục tiêu thị trường cụ thể

GDS cung cấp cho khách sạn cơ hội khám phá và khai thác các phân khúc thị trường tiềm năng và có động lực nhất. Bạn sẽ có thể lọc quyền truy cập của mình dựa trên vị trí địa lý và các loại khách du lịch cụ thể.

4.6 Không có hợp đồng dài

Hãy tìm một nhà cung cấp cho phép bạn dùng thử GDS trong một thời gian ngắn và đo lường kết quả trước khi tiếp tục đăng ký.

4.7 Kết nối đơn giản và giá cả phải chăng

Mỗi GDS có các yêu cầu và phí kết nối riêng để đăng ký. Bằng cách sử dụng đúng nhà cung cấp, bạn sẽ không phải thất vọng khi đăng ký với từng nền tảng riêng lẻ và bạn có thể kết nối với tất cả các nhà cung cấp hàng đầu mà không phải trả phí riêng. Trong một vài trường hợp, bạn sẽ hợp tác với Sabre, Travelport, Amadeus và nhiều hơn nữa.

4.8 Bản mô tả thông tin khách sạn toàn diện

Bạn cũng cần bản mô tả thông tin khách sạn toàn diện trên GDS, sẽ đóng vai trò như tờ rơi điện tử của khách sạn. Điều này cung cấp cho các đại lý du lịch mô tả về dịch vụ, tiện nghi khách sạn và các thông tin về điểm tham quan địa phương

• Tổng quan về khách sạn
• Tiện nghi, cơ sở vật chất và dịch vụ
• Địa điểm và địa chỉ
• Chỉ đường và phương tiện di chuyển
• Địa điểm thu hút, hấp dẫn
• Tên loại phòng
• Mô tả loại phòng

Bên cạnh đó, theo xu hướng hiện đại, bạn cần đăng ký càng nhiều kênh càng tốt để tối đa hóa cơ hội bán được phòng. 

Ngoài ra, với cơ chế tự động cập nhật số phòng trống mỗi khi có sự thay đổi về booking, hệ thống sẽ giúp bạn tránh được tình trạng overbooking. Cụ thể, mỗi khi có booking đổ về, hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại, sau đó đẩy bán phòng trên tất cả các kênh OTA với số phòng trống đã được cập nhật. Quá trình này diễn ra hoàn toàn tự động giúp giảm tải công việc cho nhân viên khách sạn.