6 Việc Bạn Cần Chuẩn Bị Cho Mùa Cao Điểm Của Khách Sạn

Mùa cao điểm của khách sạn là khoảng thời gian bận rộn nhất trong năm đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực lưu trú. Và khách sạn của bạn cũng không phải là ngoại lệ. Đây vừa là cơ hội để khách sạn tăng doanh thu nhưng đồng thời cũng là thách thức khi khách sạn phải phục vụ một lượng khách hàng lớn. Do đó, để kinh doanh khách sạn hiệu quả trong mùa cao điểm, bạn cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng.

1. Xem lại chính sách giá vào mùa cao điểm của khách sạn

Trong kinh doanh khách sạn, chính sách giá là một yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của khách sạn. Giá phòng sẽ thay đổi linh hoạt tùy thuộc theo cầu của thị trường. Nếu như vào mùa thấp điểm, các khách sạn thường phải hạ giá để thu hút khách thì vào mùa cao điểm (do cầu vượt quá cung), các khách sạn có thể tăng giá để tối đa hóa doanh thu.

Tuy nhiên, định giá phòng không phải là việc dễ dàng. Để xác định mức giá phù hợp, khách sạn cần dựa trên những báo cáo chính xác với những dữ liệu lịch sử như công suất phòng, doanh thu, giá phòng, và chi tiêu trung bình cho mỗi phòng.

Một phần mềm quản lý có tính năng tự động tạo báo cáo sẽ giúp ích cho các khách sạn rất nhiều trong công việc này.

2. Tuyển dụng thêm nhân sự

Vào mùa cao điểm, khối lượng công việc ở khách sạn sẽ tăng đáng kể do lượng khách hàng tăng lên. Nếu không có đủ nhân sự, khách sạn khó có thể đảm bảo được chất lượng phục vụ. Điều này chắc chắn sẽ khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng. Tệ hơn, họ có thể đăng tải những đánh giá tiêu cực về khách sạn trên các kênh OTA. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hình ảnh và công việc kinh doanh của khách sạn trong tương lai.

Do đó, không còn cách nào khác là khách sạn phải tuyển dụng thêm nhân sự để đáp ứng khối lượng công việc tăng lên đó.

Trong đó, khách sạn cần đặc biệt chú trọng tới bộ phận lễ tân. Vào mùa cao điểm, khách sạn sẽ phải tiếp đón một lượng khách lớn. Và điều này sẽ gây sức ép rất lớn lên bộ phận lễ tân.

Mặc dù vậy, nhân viên lễ tân vẫn phải đảm bảo thủ tục check-in, check-out… cho khách diễn ra nhanh chóng và chính xác. Hãy tưởng tượng, khách hàng vừa phải di chuyển một quãng đường dài để đến khách sạn. Điều họ cần nhất lúc này là có thể nhanh chóng nhận phòng để nghỉ ngơi. Vậy mà họ lại phải xếp hàng dài chờ đợi để làm thủ tục check-in. Nếu là bạn, bạn sẽ cảm thấy như thế nào?

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần một phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý lễ tân. Với tính năng này, phần mềm sẽ giúp nhân viên lễ tân thực hiện thao tác check-in, check-out… nhanh chóng và chính xác hơn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.

3. Sửa chữa, mở rộng và nâng cấp tiện nghi khách sạn

Nếu trong những năm gần đây, khách sạn của bạn thường xuyên xảy ra tình trạng “cháy phòng” vào mùa cao điểm thì có lẽ đã đến lúc bạn cần nghĩ đến việc mở rộng quy mô cho khách sạn của mình. Ví dụ, mở thêm một vài khách sạn nữa để tạo thành một chuỗi hoặc chỉ đơn giản là xây dựng thêm một số phòng mới để có thể phục vụ được nhiều khách hàng hơn.

Tuy nhiên, việc này không thể hoàn thành trong một sớm một chiều. Do đó, bạn cần phải tiến hành những công việc này trong mùa thấp điểm. Có như vậy thì những công trình mở rộng này mới có thể sẵn sàng đi vào hoạt động trong mùa cao điểm của khách sạn.

Ngoài ra, nếu các tiện nghi trong phòng khách sạn đã xuống cấp, bạn cũng phải tiến hàng nâng cấp. Ví dụ: chăn, ga, gối, đệm… Hãy chọn những chất liệu mềm mại để mang lại cảm giác thoải mái cho khách hàng khi sử dụng. Ngoài ra, cần phải đảm bảo những vật dụng này đã được vệ sinh sạch sẽ trước khi đưa cho khách sử dụng.

4. Tránh tình trạng overbooking trên các kênh OTA

Hiện nay, bán phòng trên các kênh OTA (đại lý du lịch trực tuyến) không còn là một việc xa lạ nữa. Nếu muốn tối đa hóa công suất phòng cho khách sạn của mình, bạn không thể bỏ qua các kênh OTA phổ biến như: Booking.com, Traveloka, Expedia… Đây là những kênh rất được du khách nước ngoài ưa chuộng khi đặt phòng. Tuy nhiên, nếu bạn không biết cách bán phòng trên các kênh OTA thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng overbooking, đặc biệt là vào mùa cao điểm.

Vào mùa cao điểm, lượng đặt phòng thường rất cao, và biến động liên tục, nên bạn không thể vào từng kênh OTA để đóng mở phòng một cách thủ công được. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn không hiệu quả do bạn không thể đóng phòng kịp thời được. Kết quả là sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng overbooking.

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần sử dụng một hệ thống quản lý kênh phân phối. Với hệ thống này, bạn có thể đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc chỉ với một vài click chuột. Đặc biệt, tính năng tự động cập nhật số phòng trống mỗi khi có booking đổ về sẽ giúp khách sạn tránh được vấn đề overbooking.

Ngoài ra, với việc đầu tư hệ thống này, khách sạn sẽ không cần phải thuê thêm nhân viên làm công việc đóng mở phòng trên các kênh OTA nữa – vừa tốn chi phí nhân sự lại vừa không hiệu quả.

5. Giảm thiểu tình trạng no-show

Vào mùa cao điểm, khách sạn rất dễ gặp phải tình trạng cháy phòng do số lượng lớn booking đổ về. Tuy nhiên, bạn cũng cần tính đến tỷ lệ no-show. Vậy no-show là gì?

No-show là trường hợp khách đã đặt phòng nhưng không đến nhận phòng. Nguyên nhân có thể là do khách quên vì đã đặt phòng trước từ lâu (do lo ngại cháy phòng vào mùa cao điểm). Dù nguyên nhân là gì thì điều này chắc chắn sẽ gây ra tổn thất cho khách sạn khi không thể phục vụ được những khách hàng tiềm năng khác.

Có nhiều cách để giảm thiểu tình trạng no-show, tuy nhiên, cách hay nhất vẫn là liên lạc với khách trước vài ngày để nhắc nhở họ về booking đã đặt. Đó cũng là cơ hội để bạn gây ấn tượng với khách hàng, cũng như giới thiệu, bán thêm các dịch vụ khác của khách sạn.

Bạn có thể liên lạc với khách hàng qua điện thoại hoặc email cá nhân. Một phần mềm quản lý có tích hợp tính năng email marketing sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong trường hợp này.

6. Tạo một danh sách công việc cần làm (to-do list) để không bị quên

Khi mùa cao điểm tới, bạn sẽ vừa có cảm giác hào hứng nhưng đồng thời cũng cảm thấy căng thẳng, lo lắng do khối lượng công việc quá lớn sắp tới. Do đó, để an tâm hơn và để tránh xảy ra tình trạng quên việc, bạn có thể tạo một danh sách những công việc cần chuẩn bị cho mùa cao điểm. Bạn có thể tham khảo to-do list dưới đây của Pritesh, đến từ khách sạn Optmize Vacations, Ấn Độ.

#1. Duyệt lại các giới hạn về thời gian lưu trú
#2. Duyệt lại giá & các gói dịch vụ
#3. Không được để xảy ra tình trạng quá tải
#4. Dự đoán trước nhu cầu về nhân lực
#5. Kết nối với khách hàng cũ.
#6. Chuẩn bị cho các sự kiện tại khách sạn
#7. Xem xét các đánh giá và ý kiến đóng góp để cải thiện khách sạn

Trên đây là 6 việc bạn cần chuẩn bị cho mùa cao điểm của khách sạn. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn kinh doanh khách sạn hiệu quả hơn trong mùa cao điểm sắp tới!